Solo Scrum: laufen Deine Projekte schleppend, lahm und rauben Dir Energie? Starte mit agilen Methoden kraftvoll durch.

Muss das sein?

Klar, Du kannst immer so weiter machen. Aber wenn Du diese Stimme in Dir hast, die damit so wie es jetzt läuft nicht zufrieden ist, die mehr will, dann wird der Zustand heute dich dauerhaft dazu führen, dass:

• Du genervt und unzufrieden bist und immer genervter wirst
• Du Sonntagabend schon denkst: muss ich da morgen wirklich wieder für den Job starten…?
• Deine Projekte nicht die Energie und deinen Input bekommen, die sie verdienen um exzellente Projekte zu werden
• Deine Kunden, Kollegen oder Dein Chef von dir genervt sind und umgekehrt

Du erschaffst Dir ein System, in dem es insgesamt nicht mehr rund läuft. Wie soll dir in dieser Spirale deine Arbeit noch Spaß machen und wie sollst Du super Ergebnisse erzielen? Versteh mich bitte nicht falsch: ich glaube auch nicht, dass Arbeit immer nur 100% Spaß ist. Aber 80% sollten es in meiner Bilanz schon sein. Arbeit sollte zufrieden machen und zu einem selbstbestimmten Leben beitragen. Das hast Du Dir verdient.

 (Übrigens: wenn du erfahren möchtest, wie du mit Coaching deine Zufriedenheit im Berufsleben steigern kannst, dann klicke hier). 

Agilität – das neue Zauberwort für alles?

Agiles Arbeiten ist in aller Munde und scheint oft das Heilmittel für alles zu sein, was im Unternehmen nicht läuft. Diese Idee teile ich auf keinen Fall. Agiles Arbeiten kann an vielen Stellen im Projektgeschäft sehr sinnvoll sein und dazu verhelfen, dass Dein Kunde schneller und besser das von Dir bekommt, was er sich gewünscht hat. Mit Methoden, die dir eine neue Freiheit in der Arbeit geben.

Ich möchte dir in diesem Artikel nicht beschreiben, wie Du agiles Projektmanagement im Unternehmen einführst. Wenn Dich das interessiert, dann schau dich mal bei meinen Workshopangeboten um. Hier möchte ich Dir zeigen, wie Du deinen Arbeitsalltag mit kleinen agilen Methoden wieder aufpeppen kannst und Deine Kollegen noch mit motivierst. Du kannst dir das vorstellen wie eine Liebesbeziehung, die ein wenig eingerostet ist und mehr auch von deiner Aufmerksamkeit braucht, damit es wieder richtig gut läuft.

Liegt die Veränderung im agilen Ansatz?

Es geht also darum, dass ich dir Vorschläge mache für Kleinigkeiten, die Du in deinem Arbeitsalltag umstellst und ausprobierst. Alle meine Vorschläge stammen aus der Welt des agilen Arbeitens und sind erprobt. Es geht nicht um große, bahnbrechende Veränderungen, die viel von dir verlangen, sondern wirklich nur um kleine Dinge, die dir aber eine andere Qualität und Freude in deinem Job wiederbringen.

Deine Aufgabe dabei ist, dass du mutig experimentierst und ausprobierst. Und zwar jeden Tag! Es reicht nicht zu denken: „Ach, das könnte ich nächste Woche auch mal ausprobieren“. Nein, ich möchte, dass Du sofort anfängst. Aber dazu komme ich später noch.

Genug um den heißen Brei geredet. Los geht´s!

So, hier sind also meine wertvollen kleinen Tipps. Ich habe dir einige zusammengestellt. 

Du sollst bitte nicht(!) im Übereifer, oder weil es nun besonders gut werden soll und du alles dafür tun möchtest, dass es besonders gut wird, mit all meinen Tipps starten. 

Lies Dir alles in Ruhe durch und wähle dann drei aus, mit denen du anfängst und die du erst mal 2 Wochen lang ausprobierst. Vielleicht kommst du mit einer meiner Ideen nicht sofort zurecht? Dann beobachte, was dir daran nicht gefällt und verändere es so, dass es zu dir passt.

Mein Input für dein Solo Scrum:

Idee 1_Dein Daily Stand Up Alone:  

Dein Tag beginnt: Willkommen im Büro! Was machst du normalerweise, nachdem du angekommen bist und kurz die Kollegen begrüßt hast? Wahrscheinlich genau das, was die meisten tun: einfach loslegen. Das wird ab jetzt anders. Nimm dir 10 Minuten Zeit, Deinen Tag zu planen. Das machst Du jeden Tag nach dem gleichen Schema und schriftlich. Hier ein Vorschlag:

• Was muss ich heute auf jeden Fall erledigen? Wo gibt es eine Deadline oder wo warten Kollegen oder Kunden auf die Ergebnisse meiner Arbeit?

• Was möchte ich heute gerne erledigen? Was liegt vielleicht schon länger auf deinem Schreibtisch oder dümplet auf deiner To Do Liste vor sich hin und eigentlich solltest du dieses Thema angehen? Oder worauf hast du heute einfach Lust es zu erledigen? Nimm dir eine(!) Sache von dieser Liste, baue sie in deinen Tag ein und setzte sie um. Klar, bei größeren Projekten suchst Du dir ein Teilstück davon aus, dass sich auch realistisch erledigen lässt.

• Was wünsche ich mir für heute? Was würdest Du heute gerne machen? Wahrscheinlich steht das gar nicht auf deiner To Do Liste, weil es weder in die Kategorie „Wichtig“ oder „Dringend“ passt. Das kann ein Kaffee mit einem netten Kollegen sein, eine Recherche zu einem Tool, dass dich schon lange beschäftigt oder ein Telefonat mit einem Kunden, den du schon lange mal wieder sprechen wolltest. Auch hier: schau mal tief in dich und suche einen Wunsch, den du dir heute erfüllst. ACHTUNG: da dieser Punkt wie gesagt weder in „Wichtig“ noch in „Dringlich“ passt, neigen wir dazu, hier nachlässig zu sein. Damit das ganze aber funktioniert, ist es total wichtig, dass du dieses To Do suchst UND umsetzt!

Hier kannst Du dir die Arbeitsvorlage für deinen Arbeitsplatz runterladen.

Wo kommt´s her? Agil erfahrene haben es längst gesehen: diesen Tipp habe ich für Dich aus dem im Scrum vorgesehen Daily Stand Up abgeleitet. Im Gegensatz zum echten Stand Up darfst Du gerne sitzen bleiben.

Idee 2_Bleibe bei einer Aufgabe, bis sie fertig ist:  

ok, wir leben in einer Welt, in der viele damit prahlen, dass sie multi-tasking-fähig sind. Was dabei verschwiegen wird: die Qualität der erledigten Arbeit verliert darunter oft, wir verzetteln uns und bekommen nicht wirklich viel fertig. Tatsächlich haben neue Studien belegt, dass lediglich 2% von uns multi-fasking können (https://www.nationalgeographic.com/news/2010/4/100402-supertaskers-driving-talking-math-cell-phones/)

Mutitasking war gestern

Das sind nicht die Qualitätsansprüche, die du an deine Arbeit hast, oder? Jetzt höre ich schon deinen Einwurf: „Wie soll ich das den anstellen, mich auf nur eine Sache konzentrieren, bis die fertig ist? Du kennst wohl meine Projekte nicht?!“ Oh doch, kenne ich! Ich meine auch nicht, dass du in den kommenden Wochen nur noch ein Einsiedlerleben führst, dich von deinen Kollegen isolierst und hinter Pizzakartons versteckst, bis deine neue Anwendung fertig ist. Genau das sollst du nicht tun!

Überlege dir (und dafür eignet sich deine Tagesplanung aus dem vorherigen Tipp), welche Aufgaben du zu erledigen hast. Und nun machst du diese Aufgabe kleiner und zerlegst sie in Teilaufgaben, die für dich in kurzer Zeit umsetzbar sind. So kannst du endlich anfangen, Dinge auch zu Ende zu bringen. Du wirst überrascht sein, wieviel Energie dir die Umsetzung dieser Idee gibt!

Wo kommt´s her? hier bediene ich mich der Philosophie aus der agilen Arbeitswelt: „Stop Starting – Start Finishing“ (also: hör damit auf, Dinge anzufangen und fange an, Dinge abzuschließen) mit der Regel, dass alle Items, die im Sprint Backlog liegen so groß sein sollen, dass du sie im Laufe des Sprint fertig bekommst (ok, das ist schon für Fortgeschrittene). 

Idee 3_Organisiere Dich hervorragend:

verlierst du manchmal den Überblick über all deine angefangenen Arbeiten? Dann hilf dir mit einem Organisationsboard. Da gibt es tolle Sachen. Entweder holst du dir eine kleine kostenfreie Projektmanagement-Software wie Trello, Asana, Kanban Tool oder ein anderes. Oder, wenn deine Büroumgebung das erlaubt, dann installiere dir ein Board an die Wand. Dafür brauchst Du einen Untergrund und die berühmten Post it´s.

Teile dein Board zum Beispiel auf in

To Do I Doing I Verify I Done

Demnächst findest du hier auch einen Artikel zu den verschiedenen Varianten. Wenn ich dich darüber auf dem Laufenden halten soll, dann melde dich zu meinem Newsletter an.

Wo kommt´s her? Aus dem klassischen Scrum. Es lohnt sich, wenn du dich mit den verschiedenen Varianten der Boards beschäftigst und für dich das entwickelst, was zu dir und deiner Arbeitsweise am besten passt.

Idee 4_Werte:

die Werte hinter agiler Arbeit sind unter anderem Toleranz und Offenheit. Scheitern ist erlaubt und aus Fehlern lernst du. Respekt, Mut und die Art der Kommunikation sind wesentlich. Das präsentiert nur einen kleinen Ausschnitt der Werte, die in der agilen Welt wichtig sind und jeder Wert hätte einen eigenen Artikel verdient.

Wichtig ist mir hier, dass du detektivisch verfolgst: passen diese Werte und Ansätze in dein aktuelles Arbeitsumfeld?

Fang bei dir an! „Untersuche“ ganz frei, wie offen du bist. Teilst du dein Wissen und Können gerne mit Kollegen? Wie gehst du mit deinen eigenen Fehlern um? Was passiert, wenn es mal nicht so gut läuft? Habt ihr eine Meetingkultur? Was fällt dir noch dazu ein?

Notiere dir jeden Tag am Ende deines Arbeitstages zu diesen Werten deine Beobachtungen. Am besten, du schaffst dir ein Notitzbüchlein nur dafür an. Bist du so damit zufrieden oder möchtest du gerne etwas verändern?

Wo kommt´s her? Agiles Arbeiten basiert auf festen Werten. Das ist immens wichtig, damit die ganze Idee überhaupt funktioniert. Deshalb möchte ich mit dieser Idee dazu anregen, dich mit deinen Werten und denen in deinem Unternehmen zu beschäftigen. Da können auf einmal ganz neue Dinge auftauchen. Spannend!

Idee 5_Schaff dir Ruhe!

Kommen wir zurück auf deine To Do Liste. Es ist ganz normal, dass es leichter ist, mal am Stück und konzentriert Themen abzuarbeiten, als wenn du ständig unterbrochen wirst oder dich ablenken lässt. Schaffe dir über den Tag Zeiten, in denen Du in Ruhe und am Stück mal über 1,5-2 Stunden ungestört an einem Thema arbeiten kannst.

Wie soll das gehen?

• Schaffe dir gute(!) Kopfhörer an. Probiere aus, mit welcher Art von Musik du zurecht kommst um konzentriert arbeiten zu können. Oder reicht Ruhe einfach aus?
• Informiere deine Kollegen darüber, dass du diese täglichen Konzentrationszeiten einlegst und bitte sie, das zu akzeptieren. Was ist so wichtig, dass es nicht mal 2 Stunden warten kann? Und Deine Kollegen können ja vorher und danach wieder mit dir reden.
• Stelle Dein Emailprogramm ab. Auch hier: was ist so wichtig, dass es nicht 2 Stunden warten kann?
• Stelle alles andere ab: Dein Handy, push Nachrichten, Messenger, das Telefon… alles, was dich irgendwie stören könnte.
• Sorge dafür, dass du deine Arbeit exzellent erledigen kannst.

Wo kommt´s her? Die Idee hinter agilen Arbeiten ist auch, dass du selbstbestimmt arbeitest. Du bist voll in der Verantwortung für das, was du tust. Dann solltest du auch bestimmen können, wann du das tust, oder?

Idee 6_Suche dir Verbündete:

erzähle deinen Kollegen, was du vorhast. Oder zeige ihnen meinen Artikel und frage sie, ob sie mitmachen wollen. Erzähl ihnen, was deine Motivation, dein Impuls ist, dieses Experiment zu starten. Aber Achtung! Wenn du davon berichtest, wie es dir gerade geht, was dich nervt und was du ändern möchtest, dann fang bloß nicht an zu jammern, maulen oder dich zum Opfer zu machen. Es ist auch nicht erlaubt, dass du anderen Kollegen oder deinem Chef die Schuld in die Schuhe schiebst für irgendetwas, was gerade nicht rund läuft.

Du übernimmst selber die Verantwortung dafür, wie es gerade ist. Das wirkt ganz anders auf deine Kollegen oder deinen Chef. Dann findest du wahrscheinlich auch Kollegen, die Lust haben, mitzumachen. Wichtig: legt fest, wann ihr euch in den kommenden 2 Wochen täglich dazu 5 Minuten austauschen wollt und haltet euch auch sklavisch daran. Am Ende der zwei Wochen besprecht ihr, was gut war, was nicht so gut und wie ihr weiter machen wollt. Und ganz wichtig: Feiert eure Ergebnisse!

Falls du ein Tool suchst, mit dem ihr gemeinsam eure Projekte planen könnt, wirst du hier fündig.

So, dass waren meine Ideen. Jetzt geht es an deine Umsetzung.

Stopp! Nicht vom inneren Nörgler entmutigen lassen

Entscheide dich am besten jetzt dafür, mit welchen Veränderungen du in die kommenden zwei Wochen starten willst und notiere es dir. Triff dann eine Vereinbarung mit dir selber, das auch konsequent durch zu ziehen. Wenn Du bereits einen oder mehrere Kollegen hast, die du für dein Veränderungsprojekt gewinnen konntest: um so besser! Dann vereinbart gemeinsam, wer welche Ideen umsetzen wird.

Jetzt heißt´s durchhalten!

Jetzt wird haarig. Normalerweise kommt spätestens jetzt der innere Nörgler. Das Ganze funktioniert so: Du entdeckst meinen Artikel, fängst an ihn zu lesen, findest dich darin wieder und beschließt: das mache ich! Vielleicht hast Du dich sogar schon für drei meiner Ideen zur Umsetzung entschieden? Aber irgendwann kommt er in dir raus: der innere Nörgler. Dann gibt es eine (laute oder leise) Stimme in dir die sagt: „was soll der Quatsch- wie soll das denn was ändern“. Oder: „klar kannste probieren – kannste auch lassen“. Oder: „Warum soll ich mich den ändern, das können doch die Kollegen / der Chef machen“. Und so weiter.

Bei vielen kommt der innere Nörgler übrigens auch noch früher. Die haben aber gar nicht bis hier hin gelesen. Wenn du also bis hier gekommen bist, dann weißt du bescheid und lässt dich vom inneren Nörgler nicht aus der Ruhe bringen! Zeig ihm die lange Nase und ziehe selbstbewusst dein Ding durch!