3 super-gute Meeting-Opener
Warum Meeting Check-Ins wichtig sind, wie du sie mit wenig Aufwand vorbereitest und welche drei Varianten am besten funktionieren
Wie startest du dein virtuelles Meeting?
Legst du sofort mit den fachlichen Themen los, wenn alle Teilnehmer da sind (und während ihr wartet plaudert ihr noch ein bisschen oder jeder ruft E-Mails ab)?
Oder eröffnest du deine Meetings ganz bewusst und überlegst dir, wie du diese Phase am besten nutzt?
Ich weiß, ein Meeting bewusst mit einem Opener zu eröffnen, das bedeutet erst mal einen Schritt aus deinem gewohnten Tun heraus.
Du verlässt damit deine Komfortzone.
Daher ist es wichtig, dass du dich für einen Meeting-Opener entscheidest, mit dem du dich wohl fühlst und der gut zu dir passt!
Meeting-Opener, Warm-Up, Check-In, Energyzer
Diese vier Begriffe zusammen beschreiben am besten, was in dieser Phase deines Meetings passiert.
Ich bin davon überzeugt, dass ein bewusst gestalteter Check-In deinen Meetings einen entscheidenden Kick in Richtung Produktivität und Teambuilding gibt.
Der Meeting-Opener ist der emotionale Kit für dein Meeting!
Damit bringst du Menschen zusammen.
Das hat gleich verschiedene Gründe: wir sind alle soziale Wesen und brauchen den Austausch.
In Home-Office Zeiten kommt dieser Austausch im Team oftmals viel zu kurz. Die Plauderei an der Kaffeemaschine entfällt und wir erfahren nicht mehr so viel übereinander, wie zu „normalen“ Office-Zeiten. Du kommst ins Meeting und weißt also nicht, was auf der zwischenmenschlichen Ebene im Team und bei jedem Einzelnen gerade los ist.
Genau das ist wichtig!
Denn so kann es schnell passieren, dass zwischenmenschliche Themen auf der Sachebene abgeladen werden. Und da gehören sie nicht hin, das kann dann zu Spannungen und Unfrieden führen.
Wenn Zwischenmenschliches auf der Sachebene – also im Projekt – landet, dann nimmt euch das die Energie und den Flow in eurer Zusammenarbeit.
Sollen wir jetzt also über unsere Gefühle plaudern (oje!)?
Nein! Bei einem Regelmeeting geht es nun nicht darum, dass ihr euch supertief öffnen sollt.
Es geht darum, eine Idee, ein Gespür dafür zu entwickeln, wo jeder Einzelne gerade steht und wie es ihm oder ihr geht.
Wenn ihr das regelmäßig als Ritual in eure Meetings einbaut, dann habt ihr schnell ein gutes Gefühl dafür, wenn sich irgendwo eine Schräglage entwickelt oder es jemandem aus dem Team nicht gut geht. Nur dann könnt ihr rasch gegensteuern und so als Team noch weiter zusammenwachsen.
Das sind also die entscheidenden Gründe:
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PRÄSENZ HERSTELLEN
Der Check-In ist deine Chance, jedes Teammitglied abzuholen und eine große Präsenz herzustellen. So kann sich jeder als Teil des Teams fühlen. -
JEDER ERHÄLT AUFMERKSAMKEIT UND WERTSCHÄTZUNG
Jedes Teammitglied wird aktiv einbezogen. So bekommt jeder und jede Aufmerksamkeit. Gleichzeitig weiß jedes Teammitglied, dass er oder sie immer wieder aktiv involviert werden kann. Die Aufmerksamkeit bleibt erhalten. -
IHR ERFAHRT ETWAS ÜBEREINANDER
Ihr lernt euch als Team besser kennen und erfahrt Dinge übereinander, die ihr vorher vielleicht noch nicht wusstet. So stärkt ihr euch als Team, auch wenn ihr remote zusammenarbeitet. -
DIE INTERAKTION STEIGT
Dadurch, dass alle aktiv zu Beginn einbezogen werden, bricht das Eis. Die Scheu deiner einzelnen Teilnehmer, etwas beizutragen, sinkt. Du erhöhst die Aktivität im Meeting. Ist doch schön, wenn du nicht mehr Alleinunterhalter bist. -
SICHERHEIT SCHAFFEN
Du stellst etwas her, dass wir im Trainingsbereich mit „psychologischer Sicherheit“ bezeichnen.
Das bedeutet einfach, dass alle Mitglieder eines Teams der Überzeugung sind, dass das Team sicher ist, um zwischenmenschliche Risiken einzugehen und sich in der Zusammenarbeit öffnen kann. So entsteht ein Teamklima von Wertschätzung, Vertrauen und Respekt. Gerade in der virtuellen Zusammenarbeit spielt die psychologische Sicherheit eine besonders große Rolle, damit Teams zu Höchstleistungen kommen können
Zusammengefasst heißt das: deine Teilnehmer sind wach und aktiv.
Das ist doch das Beste, was dir passieren kann! Ihr lernt euch als remote arbeitendes Team besser kennen.
Der Meeting Check-In ist nur eine kurze Einheit in deinem Meeting, dafür aber eine wichtige!
Ein Opener:
- soll kurz sein! Niemand soll zu einem Monolog eingeladen werden. Idealerweise habt ihr in euren Meeting-Regeln vereinbart, dass Redezeiten in euren Meetings für jeden einzelnen begrenzt sind. Der Opener ist in jedem Fall kurz zu halten!
- soll einfach ohne zusätzliche Technik funktionieren. Das heißt, das muss nicht kompliziert sein. Halte den Opener einfach!
- soll zu dir passen. Aber du musst schon ein bisschen ausprobieren.
- Raus aus der Komfortzone. Ich weiß, dass es für dich auch heißt, über deinen Schatten zu springen. Aber ich möchte dir ganz dringend empfehlen, das auf jeden Fall auszuprobieren. Das Feedback deiner Teilnehmer wird sicherlich positiv sein!
- Wichtig ist, dass du dir einen Opener suchst, mit dem du dich wohl fühlst und von dem du dir vorstellen kannst, wie er in deinem Team funktioniert. Wenn du dir unsicher bist, dann übe erst mal in einer kleinen, vertrauensvollen Runde. Oder lade dir in einem kleinen Übungsmeeting ein paar Teilnehmer ein, mit denen du deinen Opener (oder gleich ein paar, die dir gefallen) ausprobierst.
Ganz schön ist es, wenn du dir 3 bis 5 Meeting-Opener in dein Repertoire aufnimmst und immer mal wechselst.
Mehr müssen es nicht sein, versuche nicht, “Auf-Teufel-Komm-Raus” jede Woche noch kreativer zu sein, das ist gar nicht nötig und überfordert deine Teilnehmer nur. Halte es ruhig ganz einfach, dein Team mag es, sich einbringen zu können und Rituale zu haben.
3 Ideen für deinen Meeting Check-In
1: Klassiker-Variante
Du stellst 3 Fragen, die je Frage, von jedem Teilnehmer mit einem(!) Satz beantwortet werden:
Frage 1: Wie geht es dir heute?
Frage 2: Was ist dein Wunsch an unser Meeting?
Frage 3: Was wirst du dazu beitragen?
So leitest du diese Übung an:
Wichtig ist, dass du ganz ausdrücklich sagst, dass jeder wirklich nur einen einzigen Satz sagen darf! Du musst hier ganz streng sein. Sonst artet dieser Opener aus und frisst zu viel eurer Meeting-Zeit. Wenn du feststellst, dass dein Team doch mehr Redebedarf hat, dann lade sie doch ein, sich in einem Pausen-Meeting weiter auszutauschen.
Schreib die Fragen in den Chat. Schreib darüber: „Bitte erzähle uns in einem Satz:“
Gruppengröße:
8-10 Teilnehmer. Bei größeren Gruppen dauert diese Übung zu lang.
Alternative für größere Gruppen:
Bitte alle Teilnehmer, diese Fragen im Chat zu beantworten und lies einige ausgewählte Antworten vor. Lade aber alle Teilnehmer dazu ein, sich alle Antworten im Chat anzuschauen.
Eine kurze Variante dieser Übung ist es, die Stimmung eines jeden einzelnen Teammitglieds auf einer Skala zu erfragen. Kündige die Frage also an und schreib in den Chat:
„Auf einer Skala von 1 bis 10 geht es mir heute…“
Alternativ kannst du fragen:
„Auf einer Skala von 1 bis 10 ist mein Energielevel derzeit…“
Oder, wenn der Tag schon etwas vorangeschritten ist:
„Auf einer Skala von 1 bis 10 war mein Tag bisher eine…“
Bei kleinen Gruppen kannst du jeden bitten, seine Nummer zu nennen (aber nur die, keine Monologe!), bei großen Gruppen schreiben die Teilnehmer in den Chat und ziehst ein kurzes Fazit über die Stimmung.
Achtung, bitte verwende diese Übung nicht, wenn die Stimmung im Team derzeit unten ist. Dann berufe lieber ein Meeting ein, um genau über dieses Thema zu sprechen.
2: Ungewöhnliche Wachmacher-Fragen
Starte dein Meeting doch mit einer Frage, die ungewöhnlich ist, zum Nachdenken einlädt und auch noch Spaß macht. Ganz wichtig dabei: alle Beiträge sind gleich gut! Es geht nicht ums Bewerten.
So kannst du eine solche Frage formulieren:
„Wenn du ein Kaffee wärst, welcher wärst du dann…?“
Das ist eine meiner derzeitigen Lieblings-Opener.
Ich weiß nicht warum, aber alle freuen sich über diese Frage und werden sehr kreativ. Die Laune ist immer top nach diesem Opener.
Alternativ kannst du dir überlegen:
- Wenn du ein (wildes) Tier wärst, was wärst du dann?
- Wenn Du ein Kuchen wärst…
- Wenn du eine Blume wärst…
- Wenn du eine Programmiersprache wärst...
- Wenn du eine neue Sorte Eis erfinden solltest. Welche wäre das?
So leitest du diese Übung an:
Du siehst, deiner Fantasie sind keine Grenzen gesetzt. Entscheide dich aber pro Meeting für eine(!) Frage.
Stell den Teilnehmern deine Frage.
Schreib sie auch in den Chat und bitte die Teilnehmer, ihre Antwort ebenfalls in den Chat zu schreiben. Wenn du mit deinem Team erst damit startest, mit Openern zu arbeiten, dann gehe als gutes Beispiel voran und schreibe deine eigene Antwort als einer der ersten (oder der erste) in den Chat.
Gruppengröße:
Da du über den Chat arbeitest, kannst du diese Übung mit nahezu beliebig großen Gruppen durchführen.
3: Team-Fragen
Ein schöner Opener, damit ihr euch als Team besser kennen lernt. Pass allerdings auf, dass du nicht zu persönlich wirst. Jedes Team hat andere Grenzen. Wechsle die Frage von Meeting zu Meeting, um dein Team dabei zu unterstützen, sich besser kennen zu lernen.
Hier eine kleine Auswahl an Fragen:
- Bist du Frühaufsteher oder Langschläfer?
- Was würdest du gerne lernen?
- Welchen Beruf wolltest du als Kind lernen?
- Was ist deine liebste Tätigkeit bei der Arbeit?
- Was ist dein Lieblingsfilm? Essen? Song? Der schlechteste Film, den du je gesehen hast?
- Wie würdest du mit einem Wort die letzte Woche (den Tag) beschreiben?
“Entweder oder Fragen” sind auch ein abwechslungsreicher und schneller Opener.
Frag jeden in deinem Team, wofür er oder sie sich entscheidet:
- Pepsi oder Cola?
- Nuspli oder Nutella?
- Meer oder Berge?
- Frühstück oder Mittagessen
- Duschen oder baden?
- Großstadt oder Landleben?
Du kannst dir kreativ noch viele weitere Varianten ausdenken.
So leitest du diese Übung an:
entscheide dich für eine Frage. Jedes Teammitglied sagt seine oder ihre Präferenz.
Du siehst schon, dass kann unendlich so weiter gehen… denk dir einfach für jedes Meeting, das in der gleichen Besetzung stattfindet, immer wieder eine andere Frage aus.
Wer kommt wann dran?
Nun bleibt zum Schluss noch zu klären, wie du die Reihenfolge festlegst, in der die einzelnen Teammitglieder drankommen.
Hier zeige ich dir drei verschiedene Varianten.
Für alle ist wichtig, dass du neben deinem Rechner eine ausgedruckte Namensliste alle Teilnehmer hast. Hier hakst du ab, wer bereits dran war. Denn den Überblick zu behalten, ist gar nicht so leicht.
Wenn du immer weißt, wer noch fehlt, dann zeigst du so allen Teammitgliedern deine Wertschätzung und beweist: du hast das Meeting im Griff!
- Teilnehmer einzeln aufrufen: sicherlich die einfachste Vorgehensweise. Du rufst nacheinander in der Reihenfolge, in der du die Teilnehmer auf deinem Bildschirm angezeigt bekommst oder in alphabetischer Reihenfolge den oder die nächste/n auf.
- Nominieren: das Teammitglied, das aktuell gesprochen hat, darf den oder die nächste/n aufrufen. Das hat den Vorteil, dass sich alle versuchen müssen darauf zu konzentrieren, wer noch nicht dran war. Trotzdem sind deine Notizen dazu wichtig und du schreibst auf, wer bereits dran war! Du moderierst an, wer noch nicht an der Reihe war, wenn die Übung zu Ende geht.
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ChatStorm: bei Antworten, die über den Chat eingegeben werden, kannst du die Teilnehmer bitten, ihre Antworten erst auf dein Kommando abzuschicken. Dann habt ihr eine ganze Flut an Input und Ideen in ganz kurzer Zeit.
Du musst aber ganz genau anmoderieren, dass es wirklich erst auf dein Kommando los geht!
Du siehst also: es gibt sehr gute Gründe für das bewusste und gezielte vorbereiten deines Meetings-Openers. Dabei kostet dich das nicht viel Zeit. Die Ergebnisse eurer Remote-Meetings in der Zusammenarbeit werden besser werden.
Entscheide dich für eine Variante, die dir gut gefällt und probiere sie mutig aus!
Viel Erfolg. Du weißt: wie immer freue ich mich auf deinen Umsetzungsbericht und bin bei Fragen für dich da!
