Erfahre, wie "Zeit für Führung!" dich und dein Team weiterbringt.

So gibst du virtuell Feedback: die vollständige Anleitung

Wir haben uns inzwischen (mehr oder weniger) im Homeoffice oder im hybriden Arbeiten eingelebt – mal im Büro, mal von zuhause aus. Doch einiges bleibt anders. Viele der unbewussten Regeln, die im klassischen Arbeitsalltag galten, funktionieren so nicht mehr oder müssen neu definiert werden. Rituale, die früher selbstverständlich waren, müssen wir neu gestalten.

Feedback zu geben ist ein zentraler Bestandteil davon. Im virtuellen Raum stellt uns das jedoch vor besondere Herausforderungen.

Wenn spontane Begegnungen an der Kaffeemaschine oder kurze Tür- und Angelgespräche wegfallen, fehlt ein entscheidendes Element des täglichen Austauschs. Stattdessen brauchen wir neue Formate, die diese Lücke füllen.

Für Feedbackgespräche im virtuellen Raum gilt das ganz besonders. Hier sind klare Regeln und bewusst vereinbarte Rahmenbedingungen unverzichtbar, um konstruktive und effektive Gespräche zu ermöglichen.

Oft reduziert sich der tägliche Austausch auf fachliche Themen.

Wenn wir im virtuellen Raum keine neuen Regeln und Rituale dafür etablieren, geht ein essenzieller Baustein verloren – und damit auch eine Grundlage für kontinuierliche Verbesserung.

Für ortsunabhängige Teams, die effizient und erfolgreich bleiben möchten, ist es daher unerlässlich, die Kunst des virtuellen Feedbacks zu beherrschen – sowohl im Geben als auch im Nehmen.

Wichtig ist dabei, Feedbackgespräche klar von Kritik- oder schwierigen Mitarbeitergesprächen abzugrenzen.

Im Feedback geht es darum, Rückmeldung zur Leistung über einen längeren Zeitraum zu geben. Idealerweise lebt euer Team bereits eine starke Feedbackkultur oder arbeitet daran, sie aufzubauen.

Das Ziel: Miteinander ins Gespräch kommen, offen kommunizieren und gemeinsam wachsen:

So trägt jeder dazu bei, Verbesserungspotenziale zu erkennen und weiterzuentwickeln. Dadurch werden schwierige Kritikgespräche zunehmend seltener.

Los geht's: Lass uns zunächst die Grundlagen für ein gemeinsames Verständnis klären:

Im Feedbackgespräch geht es darum, konstruktiv und wertschätzend zu teilen, was du wahrgenommen hast und wo du dir Veränderungen wünschst.

Feedback ist keine Kritik, keine leere Lobhudelei und auch nicht der Versuch, persönliche Gewohnheiten zu bewerten. Es geht ausschließlich um die Sache – die Aufgabe – und darum, wie diese in Zukunft besser, professioneller, passgenauer für den Kunden oder reibungsloser gestaltet werden kann.

Dabei schaffst du eine offene und wertschätzende Gesprächsatmosphäre.

Das klingt einfach, aber in einem Vier-Augen-Gespräch im Büro ist es oft schon eine Herausforderung. Tatsächlich schieben viele Führungskräfte solche Gespräche auf oder führen sie gar nicht.

Im virtuellen Raum erfordert das Führen von Feedbackgesprächen noch mehr Planung und Bewusstsein.

Wenn du es bewusst und richtig angehst, wirst du nicht nur jedes einzelne Teammitglied unterstützen, sondern auch dazu beitragen, dass ihr als Team, auch bei remote Zusammenarbeit, zusammenwachst und besser werdet.

Virtuelles Feedback kann nicht nur zwischen Führungskraft und Mitarbeiter, sondern auch innerhalb des Teams oder in Lieferanten-Kundenbeziehungen stattfinden.

Führungskräfte aufgepasst - Darum ist virtuelles Feedback so wichtig:

Bei einer Befragung gaben über 50% der Mitarbeiter an, dass sie sich öfter Feedbackgespräche wünschen.

Sie bekommen zu selten Feedback sowohl von Vorgesetzten, als auch von Kollegen. Dabei bewerteten die gleichen Befragten mit nahezu 100% Feedback als nützlich – egal, ob von Kollegen oder Vorgesetzten (Studie Amadeus FIRe)

Du siehst also, wieviel Potential in Feedbackgesprächen steckt. Damit sich das auch entfalten kann, müssen sie gut strukturiert und sinnvoll aufgebaut sein.

Ich weiß, dass viele Führungskräfte sich davor scheuen, Feedbackgespräche zu führen. Ich kenne viele, die kommen zu mir mit der Haltung: „Das löst sich schon von selbst.“ Die Erfahrung zeigt aber, dass das Erlernen davon, professionelle Feedbackgespräche zu führen dich und dein Team auf eine neue Ebene hebt.

Meiner Meinung nach ist es die Aufgabe einer jeden Führungskraft eine bereichernde und wertschätzende Feedback Kultur zu schaffen und zu leben.

Ich verstehe übrigens nicht, warum mir so viele Führungskräfte begegnen, die sich beklagen, dass es mit dem Team nicht läuft, aber nicht bereit sind, die Verantwortung dafür zu übernehmen und das, was nicht läuft zu verändern…?

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Tipps zur Vorbereitung von virtuellen Feedback Gesprächen:

Ich weiß nicht, wie es bei dir ist. Meine Erfahrung ist: der fachliche Austausch, auch über die Distanz klappt gut. 

Die Herausforderung liegt darin, den zwischenmenschlichen Kontakt gut zu halten. Nimm dir Zeit und schenke jedem aus deinem Team regelmäßig deine Aufmerksamkeit. Fahre deine Antennen aus für die zwischenmenschlichen Töne und bleibe aufmerksam.

Wenn du dich nur dann meldest, wenn du es ein Feedback Gespräch oder sogar kritisches Gespräch führen willst, dann stärkst du damit nicht dein Team. 

Bitte um einen Termin bei deinem Mitarbeiter und frage, ob er oder sie sich Zeit nehmen kann für ein Feedback Gespräch. Feedback ist freiwillig! Einigt euch auf einen Zeitpunkt, der für euch beide gut passt und einen Termin, bei dem ihr Ruhe habt.

Bereite das Gespräch gut vor. Im virtuellen Raum hast du weniger Möglichkeiten zu improvisieren. Du kannst schwieriger Stimmungen und Gefühle bei deinem Gegenüber wahrnehmen. Das kannst du durch eine gute Vorbereitung und Gesprächsführung ausgleichen.

Für die meisten von uns fühlt es sich gut an, gemocht zu werden und Teil einer Gruppe zu sein. Aber als Führungskraft musst du nicht gemocht werden (wenn sie dich mögen, ist das natürlich schön für dich). Du unterstütz dein Team dabei, besser zu werden und sich besser selbst zu organisieren zu können. Wenn du das richtig gut machst, dann mögen sie dich eh 😊

Wenn möglich, dann nutze einen Remote-Call. Lasst beide die Kameras an und verzichte auf

einen virtuellen Hintergrund. Zeig dich so, wie du bist. Das schafft Vertrauen.

Wohlwollend und wertschätzend!

Schaffe eine offene Gesprächsatmosphäre. Euer Gespräch findet auf Augenhöhe statt. Soll konstruktiv sein und zu guten Lösungen führen. Ebenso, dass dein Gegenüber was damit anfangen kann.

Feedback nicht vor der Gruppe, sondern im Einzelgespräch.

Klingt beim Lesen ganz schön, aber in der Praxis...

Ich weiß, in der Theorie ist das alles schön und gut. 

Ich weiß auch, wie sich das anfühlt, wenn ich als Führungskraft mal wieder falsch interpretiert wurde oder ich mir sicher bin, dass die Absprachen andere waren. Oder einfach was versemmelt wurde, warum auch immer. 

Dann ist das gar nicht so einfach mit der wohlwollenden Grundhaltung.

Dann schwingt, auch wenn ich all meine geschulten Weisheiten und Phrasen in meine Formulierungen lege, immer mein Ärger mit. So kann kein Gespräch entstehen, in dem konstruktiv Lösungen gefunden werden sollen.

Solang ich verärgert bin über Achtlosigkeit oder Unaufmerksamkeit oder mit Unterstellungen über mein Gegenüber beschäftigt, brauche ich kein Gespräch führen, das einen konstruktiven Ausgang nehmen soll.

Sorge also in einer solchen Situation dafür, dass du dich wieder erdest und ruhig wirst. 

Was genau ärgert dich? Worüber regst du dich auf? Bist du noch auf der Sachebene? Oder gibt es ein zwischenmenschliches Thema? Kläre dich erst. Lade erst dann zum Gespräch ein!

Halte mal kurz inne.

Wann im Leben hat Feedback dich wirklich weitergebracht? In welcher Situation warst du? Wie hast du Feedback erhalten? Wie möchtest du selber wahrgenommen werden?

Wenn du gar nicht runter kommst, dann ist das ein sicheres Zeichen dafür, dass ein Kritikgespräch ansteht, kein Feedback Gespräch.

Zeit für eine kleine Pause.

Bestimmt kennst du selbst gute Beispiele dafür, wann du Feedback erhalten, dass dich wirklich weitergebracht hat. Wie war das? 

Es geht beim Feedback geben nicht darum, gemocht zu werden. Ehrliches Feedback, klar strukturiert, kann dich viel weiter bringen im Leben.

Nimm dir die Zeit, darüber einen kurzen Moment in Ruhe nachzudenken.

Darum funktioniert die Sandwich Methode nicht:

Viele Führungskräfte geben Feedback noch immer nach der Sandwich Methode (auch Sandwich Kritik). Hier erkläre ich, warum das die dümmste Methode ist, erwachsenen Menschen damit zu begegnen.

Falls du die Sandwich Methode nicht kennst: negative Rückmeldung wird zwischen Lob verpackt. Aufgebaut wie ein Sandwich eben: Oben Brot (=Lob), in der Mitte der Belag (=Kritik), unten dann wieder Brot (=Lob).

Mal ehrlich: welcher Erwachsene Mensch möchte sich denn auf eine solche Art verschaukeln lassen?  

Wenn beim Feedback Gespräch deine Haltung wertschätzend, wohlwollend und aufrichtig ist, dann fällt es dir leicht, Feedback zu geben, so dass du solche vermeintlich hilfreichen Gesprächsstrategien wie die Sandwich Methode vermeiden kannst!

10 ultimative Tipps, um Feedback zu geben:

1. Beschreibend, nicht bewertend: Halte dich an das, was du beobachtet hast, und beschreibe die Situation, ohne eine Wertung vorzunehmen. Denke daran, dass dein Gegenüber seine eigene Perspektive und Interpretation hat.
 
2. Klar und konkret: Beziehe dich auf eine spezifische Situation und formuliere dein Feedback so, dass es logisch nachvollziehbar ist. Allgemeine Aussagen helfen nicht weiter.
 
3. Vorher angekündigt: Vereinbare einen Termin und kläre vorab, ob dein Gegenüber bereit ist, Feedback anzunehmen. Spontane Gespräche führen oft zu weniger produktiven Ergebnissen.
 
4. Zeitnah: Gib dein Feedback so bald wie möglich, damit die Situation für beide Seiten noch präsent ist. Falls du Zeit brauchst, um deine Gedanken zu sortieren, ist das okay – aber vermeide, das Feedback unnötig aufzuschieben.
 
5. Sachlich korrekt: Achte darauf, dass deine Aussagen auf Fakten beruhen und keine unbewiesenen Annahmen enthalten. Präzision stärkt die Glaubwürdigkeit deines Feedbacks.
 
6. Ohne moralische Verurteilung: Vermeide es, dein Gegenüber moralisch zu bewerten oder zu belehren. Moralische Argumente erhöhen oft den Verteidigungsdruck und behindern eine konstruktive Auseinandersetzung.
 
7. Konkret an Beobachtungen festmachen: Benenne das beobachtete Verhalten deines Gegenübers und gib ein Beispiel. So wird dein Feedback greifbarer und hilfreicher.
 
8. Erbeten: Feedback wirkt am besten, wenn der Empfänger aktiv darum gebeten hat. Ungefragtes Feedback kann schnell auf Widerstand stoßen. Überlege, ob der richtige Moment gegeben ist.
 
9, Bedürfnisse des Gegenübers beachten: Sei aufmerksam und sensibel für die Reaktionen deines Gegenübers. Frage nach, was dein Gegenüber braucht, und stelle sicher, dass sich beide Seiten wohlfühlen.
 
10. Offenes Mindset und wertschätzende Haltung: Kläre zunächst deine eigenen Emotionen, wenn du aufgebracht bist. Überlege, was genau dich stört, und finde eine innere Ruhe, bevor du das Feedback-Gespräch führst. Eine wertschätzende Grundhaltung ist die Basis für gegenseitiges Verständnis.

Feedback geben - So gehst du vor:

Mit der WWW Methode gibst du konstruktiv Feedback und kannst Feedback annehmen. 

WWW steht für Wahrnehmung, Wirkung, Wunsch:

Feedback nehmen - So nimmst du konstruktiv Feedback an:

Mach dir bewusst, dass, was du hörst ist die subjektive Wahrnehmung deines Gegenübers. 

Das bedeutet, von unterschiedlichen Personen erhältst du in der Regel auch unterschiedliches Feedback. Du entscheidest, wie du mit diesem Feedback umgehst.

Schlechtes Feedback:

Schlechtes Feedback entsteht, wenn du dich persönlich angegriffen fühlst, wenn es nicht um die Sache geht, sondern um dich als Person, oder wenn du das Gefühl hast, verurteilt oder abgewertet zu werden. Das ist keine konstruktive Rückmeldung – es ist Kritik, die keine Grundlage für ein echtes Feedbackgespräch bietet.

Wichtig ist auch, dass du deine Zustimmung zum Feedback gibst. Es sollte eine offene und einvernehmliche Basis für das Gespräch bestehen.

Schaffe eine gemeinsame Feedback Kultur:

Vielleicht hattet ihr, ehe ihr alle ins Home-Office entschwunden seid, bereits eine gemeinsame Feedback Kultur. 

Prima, dann tauscht euch darüber aus, wie die auch im virtuellen Raum weiter bestehen kann.

Wenn ihr bisher noch keine gemeinsame Feedback Kultur geschaffen habt, dann startet jetzt damit! 

Tauscht euch im Team darüber aus, was ihr braucht, wie es jedem Einzelnen von euch mit Feedback geben und Feedback nehmen geht und was ihr euch wünscht. 

Viel Spaß!

Fazit:

Als Führungskraft liegt es in deiner Verantwortung, regelmäßige Feedbackgespräche mit jedem Teammitglied zu führen. Besonders im virtuellen Arbeitsumfeld ist es entscheidend, eine gute Beziehung aufzubauen und zu pflegen.

Mitarbeiter wünschen sich Feedback mit konstruktiven Lösungen. 

Als Team kommt ihr dann weiter, wenn ihr gemeinsam eine Feedback Kultur etabliert, die auch in der virtuellen Zusammenarbeit funktioniert. 

Häufige Fragen zu virtuellem Feedback:

Virtuelles Feedback ist entscheidend, um in einem remote oder hybriden Team eine offene Kommunikation und kontinuierliche Verbesserung zu fördern. Es hilft, Missverständnisse zu vermeiden, die Zusammenarbeit zu stärken und die Leistung jedes Einzelnen zu verbessern.

Feedback ist eine konstruktive Rückmeldung zur Leistung und zur Verbesserung, während Kritik oft als Abwertung oder persönlicher Angriff wahrgenommen wird. Im Feedbackgespräch geht es um die Sache und nicht um die Person.

Stelle sicher, dass du einen klaren Rahmen für das Gespräch hast. Wähle einen geeigneten Zeitpunkt, kündige das Gespräch im Voraus an und bereite dich auf konkrete Beispiele vor, um dein Feedback nachvollziehbar zu machen.

Sei konkret, beschreibe das beobachtete Verhalten und erkläre, wie dieses verbessert werden kann. Vermeide es, moralische Urteile zu fällen, und stelle sicher, dass dein Feedback lösungsorientiert ist.

Wenn dein Feedback auf Widerstand oder Ablehnung stößt, bleibe ruhig und verständnisvoll. Versuche, das Gespräch offen und respektvoll fortzusetzen und auf die Bedürfnisse deines Gegenübers einzugehen.

Eine gute Feedbackkultur zeichnet sich durch regelmäßige, respektvolle und konstruktive Rückmeldungen aus. Alle Teammitglieder sollten bereit sein, sowohl Feedback zu geben als auch zu empfangen. Ideal ist es, wenn Feedback als Teil des täglichen Arbeitsprozesses integriert ist.

Achte darauf, eine wertschätzende und vertrauensvolle Umgebung zu schaffen. Zeige Interesse an den Bedürfnissen deines Gesprächspartners und sei offen für deren Perspektive. Das Gespräch sollte in einem respektvollen und sicheren Raum stattfinden.

Falls dein Feedback nicht gut aufgenommen wird, versuche, das Gespräch zu entkrampfen und nachzufragen, warum es auf Ablehnung stößt. Bleibe geduldig und verständnisvoll und biete gegebenenfalls an, das Thema zu einem späteren Zeitpunkt nochmals anzusprechen.

Fördere regelmäßige Feedbackrunden, in denen jeder die Möglichkeit hat, konstruktive Rückmeldungen zu geben. Etabliere klare Regeln für den Umgang mit Feedback und stelle sicher, dass jeder im Team sich sicher fühlt, sowohl positives als auch verbesserungswürdiges Feedback zu äußern.

Virtuelles Feedback erfordert eine besonders bewusste Planung, da informelle Gespräche wie Tür- und Angelgespräche oder Begegnungen an der Kaffeemaschine wegfallen. Es ist daher umso wichtiger, Feedbackgespräche klar zu terminieren und eine offene, respektvolle Atmosphäre zu schaffen, auch wenn man sich nicht direkt gegenüber sitzt.

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Hallo, ich bin Petra GROSSMANN,
Diplom-Ingenieurin & 
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