Wir haben uns (fast) alle ganz gut zurecht geruckelt im Home-Office oder remote, also mal am Arbeitsplatz, mal von zuhause arbeitend. Ein paar Dinge sind und bleiben aber anders. Regeln, vor allem die, die wir im alten Arbeitsalltag unbewusst gelebt haben, gelten nicht mehr oder müssen neu vereinbart werden, Rituale neu gefunden.
Feedback zu geben gehört dazu. Wenn wir Feedback im virtuellen Raum geben müssen, sind wir besonders gefordert.
Wenn wir uns nicht -mal eben- an der Kaffeemaschine begegnen und uns austauschen oder Tür- und Angelgespräche führen können, dann fehlt etwas ganz Grundlegendes. Und dafür benötigen wir neue, andere Formate.
Auch für Feedbackgespräche im virtuellen Raum brauchst du neue Regeln und Vereinbarungen.
Oft reduziert sich der tägliche Austausch auf fachliche Themen.
Sozialer Austausch und Rückmeldungen sind aber ein menschliches Grundbedürfnis. Wenn wir keine neuen Regeln und Rituale im virtuellen Raum dafür schaffen, dann bleiben dieser wichtige Austausch, der zur ständigen Verbesserung unerlässlich ist, auf der Strecke.
Für jedes ortsunabhängige Team, das effizient bleiben will, ist es unerlässlich zu lernen, wie man virtuell Feedback gibt und nimmt.
Dabei ist es wichtig, dass du Feedback Gespräche von Kritik- oder schwierigen Mitarbeitergespächen unterscheidest.
Im Feedback geben wir uns Rückmeldung zur Performance über einen längeren Zeitraum. Idealerweise habt ihr im Team eine Feedback Kultur verankert oder baut diese auf.
Ihr kommt dazu in Austausch:
- Was lief in letzter Zeit / im Projekt besonders gut?
- Was könnte besser laufen?
- Was wünscht ihr euch voneinander?
- Ist jeder mit seinen Talenten und Aufgaben am richtigen Platz?
So tragen alle dazu bei, Verbesserungspotentiale zu entdecken und auszubauen. Ganz automatisch werden sich Kritikgespräche reduzieren.
Worauf es beim virtuellen Feedback ankommt, das erfährst du in diesem Artikel:
Los geht´s!
Damit wir eine Sprache sprechen, erst mal grundlegend fürs gemeinsame Verständnis:
Im Feedback Gespräch geht es darum, konstruktiv und wertschätzend zu teilen, was ich wahrgenommen habe und wo ich mir Veränderungen wünsche.
Feedback Gespräche sind keine Kritikgespräche, keine falsche Lobhudelei, es geht auch nicht darum, dass mir persönliche Gewohnheiten des anderen nicht gefallen.
Es geht ganz allein um die Sache (also die Aufgabe) und darum, diese in Zukunft besser (im Sinne von: professioneller, passgenauer für den Kunden, reibungsloser, etc.) zu gestalten.
Dazu führe ich ein Gespräch in offener und wertschätzender Atmosphäre.
So weit, so gut. Das ist im Vier-Augen-Gespräch im Büro ja schon herausfordernd genug. Es ist auch belegt, dass die überwiegende Zahl der Führungskräfte diese Gespräche auf die lange Bank schiebt oder gar nicht erst angeht.
Im virtuellen Raum solltest du als Führungskraft das Führen von Feedbackgespräche sehr bewusst planen und durchführen.
Du wirst sehen, dass du so jeden Einzelnen in deinem Team unterstützt und ihr, auch wenn ihr remote arbeitet, zusammenwachst und besser werdet.
Virtuelles Feedback kann zwischen Vorgesetzten und Mitarbeitern stattfinden oder im Team untereinander, aber auch in Lieferanten- Kundenbeziehungen.
Führungskräfte aufgepasst!
Darum ist virtuelles Feedback deine wichtige Aufgabe:
Bei einer Befragung gaben über 50% der Mitarbeiter an, dass sie sich öfter Feedbackgespräche wünschen.
Sie bekommen zu selten Feedback sowohl von Vorgesetzten, als auch von Kollegen. Dabei bewerteten die gleichen Befragten mit nahezu 100 % Feedback als nützlich – egal, ob von Kollegen oder Vorgesetzten (Studie Amadeus FIRe).
Du siehst also, wieviel Potential in Feedbackgesprächen steckt. Damit sich das auch entfalten kann, müssen sie gut strukturiert und sinnvoll aufgebaut sein.
Ich weiß, dass viele Führungskräfte sich davor scheuen, Feedbackgespräche zu führen. Ich kenne viele, die kommen zu mir mit der Haltung: „Das löst sich schon von selbst.“ Die Erfahrung zeigt aber, dass das Erlernen davon, professionelle Feedbackgespräche zu führen dich und dein Team auf eine neue Ebene hebt.
Meiner Meinung nach ist es die Aufgabe einer jeden Führungskraft eine bereichernde und wertschätzende Feedback Kultur zu schaffen und zu leben.
Ich verstehe übrigens nicht, warum mir so viele Führungskräfte begegnen, die sich beklagen, dass es mit dem Team nicht läuft, aber nicht bereit sind, die Verantwortung dafür zu übernehmen und das, was nicht läuft zu verändern…?
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"Die reinste Form des Wahnsinns ist es, alles beim Alten zu belassen und zu hoffen, dass sich etwas ändert." Albert Einstein
4 Tipps zur Vorbereitung von virtuellen Feedback Gesprächen
Ich weiß nicht, wie es bei dir ist. Meine Erfahrung ist: der fachliche Austausch, auch über die Distanz klappt gut.
Die Herausforderung liegt darin, den zwischenmenschlichen Kontakt gut zu halten. Nimm dir Zeit und schenke jedem aus deinem Team regelmäßig deine Aufmerksamkeit. Fahre deine Antennen aus für die zwischenmenschlichen Töne und bleibe aufmerksam.
Wenn du dich nur dann meldest, wenn du es ein Feedback Gespräch oder sogar kritisches Gespräch führen willst, dann stärkst du damit nicht dein Team.
Bitte um einen Termin bei deinem Mitarbeiter und frage, ob er oder sie sich Zeit nehmen kann für ein Feedback Gespräch. Feedback ist freiwillig! Einigt euch auf einen Zeitpunkt, der für euch beide gut passt und einen Termin, bei dem ihr Ruhe habt.
Bereite das Gespräch gut vor. Im virtuellen Raum hast du weniger Möglichkeiten zu improvisieren. Du kannst schwieriger Stimmungen und Gefühle bei deinem Gegenüber wahrnehmen. Das kannst du durch eine gute Vorbereitung und Gesprächsführung ausgleichen.
Für die meisten von uns fühlt es sich gut an, gemocht zu werden und Teil einer Gruppe zu sein. Aber als Führungskraft musst du nicht gemocht werden (wenn sie dich mögen, ist das natürlich schön für dich). Du unterstütz dein Team dabei, besser zu werden und sich besser selbst zu organisieren zu können. Wenn du das richtig gut machst, dann mögen sie dich eh 
Wenn möglich, dann nutze einen Remote-Call. Lasst beide die Kameras an und verzichte auf
einen virtuellen Hintergrund. Zeig dich so, wie du bist. Das schafft Vertrauen.
Wohlwollend und wertschätzend!
Schaffe eine offene Gesprächsatmosphäre. Euer Gespräch findet auf Augenhöhe statt. Soll konstruktiv sein und zu guten Lösungen führen. Ebenso, dass dein Gegenüber was damit anfangen kann.
Feedback nicht vor der Gruppe, sondern im Einzelgespräch.
Klingt beim Lesen ganz schön, aber in der Praxis...
Ich weiß, in der Theorie ist das alles schön und gut.
Ich weiß auch, wie sich das anfühlt, wenn ich als Führungskraft mal wieder falsch interpretiert wurde oder ich mir sicher bin, dass die Absprachen andere waren. Oder einfach was versemmelt wurde, warum auch immer.
Dann ist das gar nicht so einfach mit der wohlwollenden Grundhaltung.
Dann schwingt, auch wenn ich all meine geschulten Weisheiten und Phrasen in meine Formulierungen lege, immer mein Ärger mit. So kann kein Gespräch entstehen, in dem konstruktiv Lösungen gefunden werden sollen.
Solang ich verärgert bin über Achtlosigkeit oder Unaufmerksamkeit oder mit Unterstellungen über mein Gegenüber beschäftigt, brauche ich kein Gespräch führen, das einen konstruktiven Ausgang nehmen soll.
Sorge also in einer solchen Situation dafür, dass du dich wieder erdest und ruhig wirst.
Was genau ärgert dich? Worüber regst du dich auf? Bist du noch auf der Sachebene? Oder gibt es ein zwischenmenschliches Thema? Kläre dich erst. Lade erst dann zum Gespräch ein!
Halte mal kurz inne.
Wann im Leben hat Feedback dich wirklich weitergebracht? In welcher Situation warst du? Wie hast du Feedback erhalten? Wie möchtest du selber wahrgenommen werden?
Wenn du gar nicht runter kommst, dann ist das ein sicheres Zeichen dafür, dass ein Kritikgespräch ansteht, kein Feedback Gespräch.
Zeit für eine kleine Pause:
Bestimmt kennst du selbst gute Beispiele dafür, wann du Feedback erhalten, dass dich wirklich weitergebracht hat. Wie war das?
Es geht beim Feedback geben nicht darum, gemocht zu werden. Ehrliches Feedback, klar strukturiert, kann dich viel weiter bringen im Leben.
Nimm dir die Zeit, darüber einen kurzen Moment in Ruhe nachzudenken.
Darum funktioniert die Sandwich Methode nicht:
Viele Führungskräfte geben Feedback noch immer nach der Sandwich Methode (auch Sandwich Kritik). Hier erkläre ich, warum das die dümmste Methode ist, erwachsenen Menschen damit zu begegnen.
Falls du die Sandwich Methode nicht kennst: negative Rückmeldung wird zwischen Lob verpackt. Aufgebaut wie ein Sandwich eben: Oben Brot (=Lob), in der Mitte der Belag (=Kritik), unten dann wieder Brot (=Lob).
Mal ehrlich: welcher Erwachsene Mensch möchte sich denn auf eine solche Art verschaukeln lassen?
Wenn beim Feedback Gespräch deine Haltung wertschätzend, wohlwollend und aufrichtig ist, dann fällt es dir leicht, Feedback zu geben, so dass du solche vermeintlich hilfreichen Gesprächsstrategien wie die Sandwich Methode vermeiden kannst!
Was gehört denn nun rein ins Feedback?
10 ultimative Tipps, um Feedback zu geben.
- Beschreibend, nicht bewertend. Beschreibe deine Situation und das, was du wahrnimmst. Dein Gegenüber interpretiert auf seine oder ihre Art und Weise.
- Bezogen auf eine konkrete Situation, klar und genau. Dein Feedback soll logisch nachvollziehbar sein.
- Vorher angekündigt: vereinbare einen Termin und frag, ob dein Gegenüber bereit ist, Feedback anzunehmen
- Zeitnah: gib baldmöglichst dein Feedback. Klar, wenn du für dich noch einen Moment brauchst, alles zu sortieren ist das in Ordnung. Aber schieb es nicht auf die lange Bank.
- Sachlich richtig
- Ohne moralisch zu verurteilen. Es steht dir nicht zu, die moralische Keule rauszuholen. Wir kommen alle mal in Situationen, die nicht ganz einwandfrei sind. Wenn du moralisch argumentierst erhöhst du den Druck bei deinem Gegenüber, sich zu verteidigen.
- Benenne das beobachtete Verhalten. Mache dein Feedback konkret an einem Beispiel oder deinen Beobachtungen fest.
- Erbeten: wenn der Empfänger um Feedback gebeten hat, ist es am wirkungsvollsten. Wenn du ungefragt Feedback gibst, brauchst du dich nicht wundern, wenn das Gespräch scheitert.
- Was sind die Bedürfnisse deines Gegenübers? Bleibe aufmerksam und beobachte, was dein gegenüber braucht. Frag auch ruhig mal nach.
- Offenes Mindset und wertschätzende Grundhaltung: wenn du aufgebracht bist, sorge lieber erst für deine innere Klärung, um dann zum Feedback Gespräch einzuladen. Was genau lässt dich so aufgebracht sein?
Feedback geben.
So gehst du im Gespräch vor:
Mit der WWW Methode gibst du konstruktiv Feedback und kannst Feedback annehmen.
WWW steht für Wahrnehmung, Wirkung, Wunsch.
- Schildere deine Wahrnehmung: „Ich habe wahrgenommen, dass…“. Zum Beispiel: “Mir ist aufgefallen, dass du die letzten 5 Teammeetings zu spät warst.”
- Das hat auf mich die Wirkung: Sprich von dir! „Das wirkt auf mich so, als wären dir unsere Meetings nicht mehr wichtig.“ oder „Das hat zur Folge, dass wir im Meeting dann später starten. Mir ist Pünktlichkeit wichtig.“
- Formuliere deinen Wunsch: „Ich wünsche mir, dass du zukünftig wieder pünktlich kommst. Was kann dazu beitragen?“ (Sprich hier nicht davon, wie du dazu beitragen kannst, sondern formuliere bewusst offen: WAS kann dazu beitragen.)
Feedback nehmen. So nimmst du konstruktiv Feedback an:
Mach dir bewusst, dass, was du hörst ist die subjektive Wahrnehmung deines Gegenübers.
Das bedeutet, von unterschiedlichen Personen erhältst du in der Regel auch unterschiedliches Feedback. Du entscheidest, wie du mit diesem Feedback umgehst.
- Höre zu. Versuche zu verstehen und akzeptiere die Wahrnehmung des anderen.
- Stelle Rückfragen, wenn dir etwas unklar ist.
- Spiegele wichtige Erkenntnisse oder fasse zusammen. Zum Beispiel: „Verstehe ich das richtig, dass du in der Situation…“
- Bleibe gelassen und denke in Ruhe über das nach, was du hörst.
- Verteidige oder rechtfertige dich nicht. Es geht darum, gemeinsam eine Lösung zu finden.
- Wenn du nicht sofort antworten möchtest, ist das in Ordnung. Du darüber nachdenken und ihr vereinbart einen neuen Termin zum Austausch.
Schlechtes Feedback....
Wenn du persönlich angegriffen wirst, es nicht um die Sache, sondern um dich als Person geht oder du dich verurteilt fühlst, dann ist findet Kritik oder Bewertung (oder Abwertung) statt. Aber sicher kein Feedback Gespräch.
Auch deine Zustimmung zum Feedback gehört dazu.
Schaffe eine gemeinsame Feedback Kultur
Vielleicht hattet ihr, ehe ihr alle ins Home-Office entschwunden seid, bereits eine gemeinsame Feedback Kultur.
Prima, dann tauscht euch darüber aus, wie die auch im virtuellen Raum weiter bestehen kann.
Wenn ihr bisher noch keine gemeinsame Feedback Kultur geschaffen habt, dann startet jetzt damit!
Tauscht euch im Team darüber aus, was ihr braucht, wie es jedem Einzelnen von euch mit Feedback geben und Feedback nehmen geht und was ihr euch wünscht.
Viel Spaß!
Fazit
Als Führungskraft ist es deine Aufgabe, regelmäßige Feedback Gespräche mit jedem Einzelnen aus deinem Team zu führen. Dabei ist es wichtig, dass ihr eine gute Beziehung aufbaut, vor allem im virtuellen miteinander Arbeiten.
Mitarbeiter wünschen sich Feedback mit konstruktiven Lösungen.
Als Team kommt ihr dann weiter, wenn ihr gemeinsam eine Feedback Kultur etabliert, die auch in der virtuellen Zusammenarbeit funktioniert.
