6 Tipps für´s Home-Office: Führung, Kommunikation, Selbstorganisation

Viele Ingenieurbüros sind aktuell dazu gezwungen, ihre Mitarbeiter ins Home-Office zu schicken. Damit stehen Ingenieurbüros vor größeren Herausforderungen als je zuvor.

Sowieso mussten sie im Tagesgeschäft eine Vielzahl von Themen beherrschen: Wissen vermehrt sich rasant, Kundenwünsche sind divers, Technologien verändern sich von einem Moment zum anderen. Der Markt erfordert schnelle Antworten und rasches Handeln. Das Gute: die fachliche Expertise vieler Mitarbeiter ist bemerkenswert. Aber ein gutes Team muss nicht nur fachlich hervorragend sein. Auch die Art und Weise der Zusammenarbeit und die Interaktion mit dem Kunden müssen ausgezeichnet laufen.

Vor welchen Herausforderungen stehen wir?

Die ist schon in „normalen“ Zeiten eine Herausforderung, an der viele scheitern. Aber was passiert, wenn Mitarbeiter auf einmal – von heute auf morgen – ins Home-Office müssen, wenn Arbeit flexibel organisiert werden muss, ohne, dass es Vorlauf zur Planung gab?

Jetzt sind Führungskräfte mehr gefordert denn je

Flexibles Arbeiten, der bewusste Umgang mit Home-Office Lösungen, das Managen von Projekten, wenn nicht alle im Büro sind: das sind nur einige von vielen Themen, die gerade in Ingenieurbüros hätten in Angriff genommen werden müssen, aber immer wieder auf die lange Bank geschoben wurden. Verständlich, bei der exzellenten Auftragslage der vergangenen Jahre. Ich habe immer wieder Mitarbeiter und Geschäftsführer erlebt, die auch ohne zusätzliche Organisationsaufgaben weit entfernt von einer 40 Stunden Woche waren.

Mitarbeiter brauchen starke Führung – gerade in ungewissen Zeiten

Die Ausgangslage ist also klar: Home-Office ist für einen großen Teil der Mitarbeiter Fakt, Teams müssen neue Wege finden, gut zusammen zu arbeiten, zu kommunizieren und Informationen auszutauschen. Projekte sollen erfolgreich weiterlaufen und Termine eingehalten werden.

Gerade jetzt, bei dieser Ausgangslage, braucht es eine starke, reflektierte Führungskraft, die die Zügel fest in der Hand hält, ohne Mitarbeiter einzuschränken oder einzuschüchtern. Eine gar nicht so einfach zu schaffende Balance.  

Jeden mitnehmen – Team sein – Persönlichkeiten berücksichtigen

Um langfristig flexibles Arbeiten im Unternehmen einzuführen, benötigst du ein erprobtes Konzept. Jedes Unternehmen ist einzigartig – für dein Konzept sollen all diese Eigenheiten deines Unternehmens berücksichtigt werden. Nur so kann dieser Fingerprint im Tagesgeschäft spürbar und lebendig werden. Das braucht Zeit. Aber viele Unternehmen sind heute gezwungen, schnell gute Lösungen zu finden und umzusetzen.

Lerne hier von meiner Praxiserfahrungen und lege sofort los!

Wenn Du diese 5 Tipps berücksichtigst, klappt flexibles Arbeiten

  1. Arbeitszeiten und Umfang klären

Um es gleich vorweg zu sagen: ich bin nur begrenzt ein Freund von Home-Office Lösungen. Aus meiner persönlichen Sicht gibt es bessere Möglichkeiten, wenn Mitarbeiter gezwungen sind, remote (also flexibel) zu arbeiten.

Aber wenn das Home-Office die einzige Möglichkeit ist, überhaupt noch arbeiten zu können, dann solltest du als Arbeitgeber unbedingt dabei unterstützen, die Situation so optimal wie möglich zu gestalten.

Warum ich Home-Office nicht mag? Weil ich Mutter von drei Kindern bin. Ganz ehrlich, mit Kindern zuhause ist ein fokussiertes Lösen von Aufgaben deutlich erschwert. Aber auch für Singles kann Fensterputzen auf einmal sehr viel attraktiver erscheinen, als sich wieder ans lang aufgeschobene Projekt zu setzen. Das ist menschlich und geht vielen so.

Besprich also offen und transparent mit jedem einzelnen Mitarbeiter, welche Aufgaben im Home-Office realistisch lösbar sind und für welche sich besser die Büroumgebung eignet.

Ein ganz besonderes Thema: Kinder & Home-Office

Sei nachsichtig bei Mitarbeitern, die mit ihren (kleinen) Kindern allein im Home-Office sind und derzeit keine Betreuungsmöglichkeiten finden können. Sensible Kundengespräche sind da nur schwer möglich. Kläre: wann können Kinder fremd betreut werden oder machen vielleicht noch einen Mittagsschlaf? Welche Aufgaben sollten lieber an Kollegen delegiert werden? Schaffe gemeinsam mit deinen Mitarbeitern Lösungen.

Bleibe aufmerksam und steuere nach

Wahrscheinlich wird ein Single-Mitarbeiter konzentrierter Aufgaben abarbeiten können (aber das ist auch eine Typsache und damit ein anderes Thema), als ein Mitarbeiter, der „nebenbei“ auch noch Kinder mit betreut (obwohl es auch hier wahnsinnig ehrgeizige Mitarbeiter gibt, die die Aufgaben wegzaubern).

Bleibe als Führungskraft mit deinen Erwartungen realistisch und kläre dies auch entsprechend mit deinem Mitarbeiter. Suche immer wieder den Austausch und prüft, ob eure gemeinsame Einschätzung der Lage richtig war – sonst steuert nach. Frage dich auch immer, warum du vielleicht danebengelegen haben könntest und, ob was du dauerhaft daran ändern kannst. So entwickelst du dich als Führungskraft in deiner Haltung auch deutlich weiter.   

Zwischen Waschmaschine und Wohnzimmer

Wie sieht er eigentlich aus, der perfekte Home-Office Arbeitsplatz? Frage ruhig interessiert nach, wo der Arbeitsplatz deines Mitarbeiters zuhause ist und wie der Platz gestaltet ist. Es macht einen Unterschied, ob ich in einer unaufgeräumten Küche am Laptop sitze oder mir im Wohnzimmer eine Ecke mit guter Arbeitsatmosphäre einrichte. Klar, dass Tipps zur ergonomischen Gestaltung des Arbeitsplatzes dazu gehören. Als Arbeitgeber musst du übrigens auch die Richtlinien der Arbeitsstättenverordnung beachten. Lass dich auch unbedingt beraten, was du rechtlich zu berücksichtigen hast bei der Zustimmung zum Home-Office Arbeitsplatz.

  • Arbeitsmaterialien abstimmen

Ok, Arbeitsplatz und Aufgabenumfang sind geklärt. Aber womit arbeitet dein Mitarbeiter eigentlich? Wie sieht es mit der Hardware aus? Gibt es genug Laptops, mit denen das Team ausgestattet ist?

Viele Unternehmen sind derzeit darauf angewiesen, dass Mitarbeiter ihren eigenen Laptop und das eigene Smartphone nutzen. Das ist nicht selbstverständlich, birgt aber auch Gefahren.

Deine firmeninternen Daten werden nun auf fremden Geräten außerhalb des Arbeitsplatzes verwendet. Sichere dich mit einer Richtlinie hierzu gegen Sicherheitsrisiken ab und lege den Umgang mit deinen Daten auf fremden Geräten fest. Klar, es gäbe eine Menge an Regelungen dazu, was Mitarbeiter dürfen und was nicht. Aber mach dir klar, dass es sich hier um eine Ausnahmesituation handelt. Das kann nur klappen, wenn dein Mitarbeiter und du gemeinsam als Team handeln. Zeit für eine „harte“ Policy findet sich später noch. Nun geht es darum, handlungsfähig zu bleiben.

  • Kommunikation + Projektstatus

Auf einmal wird es ganz ruhig… viele Unternehmen haben derzeit verfügt, dass pro Büro nur noch ein Mitarbeiter im Raum sein darf oder eben entsprechend wenige Mitarbeiter im Großraumbüro.

Aber wie tauscht ihr Neuigkeiten aus, regelt den Sachstand und bleibt auf dem Laufenden?

Es gibt eine Vielzahl von Tools am Markt, die helfen, sich gut zu organisieren und Projekte gemeinsam zu bearbeiten.

Regelmäßiger Austausch

Verlege deine Meetings in den virtuellen Raum.

Hier helfen kann Ihnen:

Zoom

Teams

Skype

Lege fest, wie regelmäßig ihr euch austauscht. Mein Tipp: weil ihr euch nun nicht mehr täglich seht, plant häufiger Meetings, dafür aber nicht zu lang (in der Regel maximal 30 Minuten). Wer gehört in welche Meetings? Bildet Projekt- oder Arbeitsgruppen, damit nicht (wie im „echten“ Leben auch) Meetings unnötige öde werden durch falsche Besetzungen. Bestimmt im Meeting immer einen Moderator, der durch das Meeting leitet und dafür sorgt, dass fokussiert die wichtigen Themen besprochen werden. Ich bin dafür, den Moderator regelmäßig zu wechseln. So wird jeder vertraut mit der neuen Arbeitsumgebung.

Die vielen kleinen Themen

Für den schnellen Austausch bieten sich Messenger Dienste an.

Projekte organisieren

Jetzt gilt es, noch den Sachstand der Projekte aktuell zu halten. Auch hier finden sich eine Reihe von Tools am Markt.

Trello

Asana

Openproject

Wenn du und dein Team ganz neu Erfahrungen damit sammelt, im Home-Office zu arbeiten, dann übt und probiert aus. Womit kommt ihr gut zurechtkommen? Was unterstützt euch in eurer Arbeit?  Was liegt euch nicht? So sammelt hier wertvolle Erfahrungen auch für eure spätere Arbeit im virtuellen Raum.

  • Kosten: es sollte eigentlich klar sein, alle Kosten, die deinem Mitarbeiter entstehen, zum Beispiel durch die Smart Phone Nutzung, sind von dir als Arbeitgeber zu erstatten. Aber auch der fehlende Schreibtischstuhl oder weitere Büroausstattung sind Firmenkosten. Bitte lass dich aber nochmal rechtsicher beraten und deine Mitarbeiter gegebenenfalls eine Vereinbarung für´s Home Office unterzeichnen.
  • Werte: welche Haltung oder welche Werte liegen dir als Führungskraft zugrunde? Das wird sich unweigerlich auf deine Mitarbeiter übertragen. Bist du eher der Kontrolltyp, der Mitarbeiter schlecht selbst Entscheidungen treffen lassen kann? Diese Haltung solltest du überdenken, denn in Kombination mit der Herausforderung „Home Office“ wird es hier unweigerlich zu Konflikten kommen. Wenn du als Führungskraft es schaffst, deine Mitarbeiter stärken und du ihnen das sichere Gefühl geben kannst: „Gemeinsam meistern wir diese Herausforderung.“ dann bist du schon einen ganz entscheidenden Schritt in die richtige Richtung gegangen.

Sei fehlerfreundliche und bessere nach, wo es nicht läuft. Gerade jetzt müssen Führungskräfte ihrem Team vermitteln, dass sie da sind und mit fester Hand steuern! Damit hast du einen großen Teil deiner Aufgabe erfüllt.

  • Im Home-Office angekommen: im Home-Office angekommen und wenig Erfahrung mit Selbstorganisation? Gut durch den Tag zu kommen, ohne Kollegen und Kaffeepause kann für Neulinge ganz schön herausfordernd werden. Ein paar kleine Tipps können Mitarbeitern helfen, gut durch diese Zeit zu kommen:
  • Plane deinen Tag sehr konkret. Plane alle Aufgaben in der Reihenfolge, in der du sie abarbeiten willst. Plane deine Pausen mit ein – auch 5 Minuten Pausen. Und belohnen dich für erledigte Aufgaben mit ein bisschen Bewegung.
  • Gestalten deinen Arbeitsplatz. Räume die Umgebung auf und sorge dafür, dass du das um dich hast, was dir guttut.
  • Zieh dich an und putze deine Zähne!
  • Führen ein Arbeitstagebuch. Nicht als Doku für deinen Chef, sondern als kleines Erfolgsbuch über das, was du geschafft hast.
  • Falls dein Arbeitsplatz im Schlafzimmer oder im Wohnzimmer ist: räume abends alles weg und mache offiziell Feierabend!

Fazit

Das Thema Home-Office und New Work stellt viele Unternehmen vor neue Herausforderungen. Langfristig werden Unternehmen aber gewinnen, die sich dieser Form der Zusammenarbeit stellen und dazu lernen.

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