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“Nein” sagen ist eine Führungskompetenz: alles, was du dazu wissen musst

Kennst du solche Situationen: Da kommt kurz vor Feierabend noch der Kollege um die Ecke und bittet dich, bis morgen die Folien für die Präsentation zu überarbeiten. Du hast dir fest vorgenommen, wenn so etwas wieder passiert, klar und deutlich “Nein!” zu sagen – die Wahrheit ist aber: du übernimmst die Aufgabe, ärgerst dich und schiebst Überstunden ein.

Keine Sorge, damit bist du nicht alleine. Das geht vielen Führungskräften so. „Ja“ zu sagen fällt uns meist leichter als ein „Nein“ zu entgegnen. Doch das lässt sich lernen. Mit der richtigen Vorbereitung und den passenden Formulierungen kannst du lernen, freundlich und gleichzeitig bestimmt “Nein” zu sagen.

Vorbereitung ist die halbe Miete!

Überlege dir im Vorfeld, welche Formulierungen du anbringen kannst, wenn dein Kollege oder Chef mal wieder eine Aufgabe an dich abgeben will und das für dich nicht passt. Hier findest du einige Formulierungshilfen.

Nicht jede Formulierung passt zu jeder Person und vor allem nicht in jede Situation. Suche dir heraus, was für dich gut passt, schreibe dir deine Formulierungen raus und übe sie in unterschiedlichen Situationen. Übrigens: „Nein“ zu sagen, kann ganz freundlich und sehr verbindlich sein. Die Sorge, dass du dich mit einem „Nein“ unbeliebt machst ist meist unbegründet – wenn du es richtig angehst.

So gelingt dir ein verbindliches und freundliches „Nein“:

1: “Nein, es tut mir leid, dafür habe ich heute keine Zeit mehr. Ich kann aber eine meiner anderen Aufgaben auf [morgen / übermorgen] verschieben. Sollen wir mal gemeinsam auf meine To-Do-Liste schauen, Prioritäten setzen und überlegen, was ich weglassen soll?”

Diese Formulierung zeigt, dass du bereit bist, zu helfen, aber nur innerhalb deiner Kapazitäten. Es signalisiert, dass du deine Zeit ernst nimmst und bereit bist, Prioritäten zu setzen.

2: “Nein, ich kann dir leider nicht helfen, indem ich diese Aufgabe übernehme. Ich kann mir aber gerne 15 Minuten mit dir Zeit nehmen und dich dabei unterstützen zu überlegen, wie du eine Lösung findest.

Hier bietest du Hilfe zur Selbsthilfe an. Das ist besonders nützlich, um Kollegen zu unterstützen, ohne ihre Arbeit zu übernehmen. (Achtung, pass auf, dass du nach 15 Minuten die Aufgabe nicht doch übernimmst!)”

3: “Ich verstehe, dass du Unterstützung brauchst und ich sehe auch, dass du viel zu tun hast. Ich kann dich aber diesmal nicht unterstützen. Dann bleiben meine anderen Aufgaben auf der Strecke.”

Diese Formulierung ist ehrlich und direkt. Sie zeigt, dass du die Bedürfnisse deines Kollegen verstehst, aber auch deine eigenen Grenzen kennst und respektierst.

4: “Nein, ich kann das nicht für dich übernehmen. Ich habe mir vorgenommen, mich mehr zu fokussieren und nicht mehr so viele unterschiedliche Aufgaben anzunehmen. Seit ich das mache, ist die Qualität meiner Arbeit deutlich besser – ich möchte das nicht gefährden.”

Mit dieser Antwort erklärst du nicht nur dein Nein, sondern auch die Gründe dafür. Du zeigst, dass du bewusst an der Verbesserung deiner Arbeit und deiner Produktivität arbeitest.

5: “Ich kann dich dabei unterstützen, wenn du mir diese Aufgabe [X / Y / Z] abnimmst.”

Hier bietest du eine Art Tauschgeschäft an. Das ist besonders hilfreich, wenn du wirklich unterstützen möchtest, aber deine Kapazitäten begrenzt sind.

6: “Ich bin dafür nicht der/die Richtige. Ich glaube, der Kollege … kann das viel besser. Frag sie/ihn doch mal.” (Dein Kollege sollte wirklich Expertise haben)

Diese Formulierung lenkt die Anfrage an jemanden weiter, der besser dafür geeignet ist. Es zeigt, dass du an das größere Wohl des Projekts denkst.

Warum ist es so schwer, Nein zu sagen?

Ja“ zu sagen fällt vielen von uns leichter als „Nein“, weil wir oft das Bedürfnis haben, anderen zu gefallen, Konflikte zu vermeiden oder einfach hilfsbereit sein wollen. Doch ständig „Ja“ zu sagen, kann schnell zur Überlastung führen und die Qualität deiner Arbeit beeinträchtigen. Das betrifft besonders Führungskräfte, die oft viele verschiedene Aufgaben und Verantwortungen jonglieren müssen.

„Nein-Sagen“ zu lernen ist ein wichtiger Schritt zur Selbstfürsorge und zur effizienten Arbeitsgestaltung. Es hilft nicht nur, den eigenen Stresslevel zu senken, sondern auch, die eigenen Ressourcen besser zu managen und die Qualität der Arbeit zu verbessern.

Wenn du auf diese 4 Punkte achtest, wird es leichter:

Das Geheimnis eines verbindlichen und trotzdem freundlichen Neins liegt in der Art und Weise, wie du es formulierst. Ein gut formuliertes Nein ist klar, direkt und höflich. Es respektiert die Bedürfnisse des anderen, aber es achtet auch auf deine eigenen Grenzen.

Klarheit: Ein gutes Nein ist eindeutig und lässt keinen Raum für Missverständnisse. Sage klar und deutlich, dass du die Aufgabe nicht übernehmen kannst.

Höflichkeit: Auch wenn du Nein sagst, kannst du dies in einem freundlichen Ton tun. Bedanke dich für das Vertrauen und drücke dein Bedauern aus, dass du nicht helfen kannst.

Begründung: Eine kurze Erklärung, warum du die Aufgabe nicht übernehmen kannst, hilft dem anderen, deine Entscheidung besser zu verstehen. Dies zeigt auch, dass du dir Gedanken gemacht hast und nicht einfach aus Bequemlichkeit Nein sagst.

Alternativen anbieten: Wenn möglich, biete eine Alternative an. Dies könnte bedeuten, eine andere Aufgabe zu übernehmen, später zu helfen oder jemanden anderen vorzuschlagen, der die Aufgabe besser erledigen kann.

Übe viel und in kleinen Situationen!

Wie bei jeder anderen Fähigkeit erfordert das „Nein-Sagen“ Übung. Fange klein an und übe in weniger wichtigen Situationen. Je öfter du es tust, desto leichter wird es dir fallen, auch in schwierigeren Situationen standhaft zu bleiben.

Fazit: Ein Nein ist auch eine Antwort

Nein sagen zu können, ist eine wichtige Fähigkeit, die sowohl deine eigene Arbeitsqualität als auch deine Beziehungen zu Kollegen verbessern kann. Es geht darum, klare Grenzen zu setzen und sich selbst nicht zu überlasten. Mit den richtigen Formulierungen und ein wenig Übung kannst du lernen, freundlich, aber bestimmt „Nein“ zu sagen – und dabei trotzdem hilfsbereit und professionell zu bleiben. So kannst du dich auf das Wesentliche konzentrieren und gleichzeitig ein respektvolles und produktives Arbeitsumfeld schaffen.

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ich bin Petra GROSSMANN,
Diplom-Ingenieurin & 
Führungskräfte-Coach.

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Keine Sorge: solche Gedanken kenne ich! 

Als ich noch mein eigenes Team geführt habe, haben mich genau diese Themen beschäftigt. 

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